De 7 stappen en mijn lessen in het bouwen van het Value4Health dashboard

De eerste stappen richting Value4Health werden al een aantal jaar geleden gezet. Een ideaal moment om te reflecteren over het afgelegde traject. Graag delen we de lessen die we inmiddels geleerd hebben aan de hand van de 7 stappen die gezet kunnen worden richting een waardegedreven zorgdashboard . Deze 7 stappen werden in een webinar (juni 2022) toegelicht door het Linnean initiatief (NL) en leggen uit hoe je een succesvol dashboard bouwt.  

Voor wie het niet weet Value4Health nog niet kennen: door slim gebruik te maken van data willen we waarde toevoegen aan de gezondheidszorg. We hebben bijvoorbeeld een waardegedreven zorgdashboard gebouwd dat activiteiten, kosten en opbrengsten van zorgpaden in een ziekenhuisomgeving in kaart brengt.

Inhoud

• Stap 1: Doel (en doelgroep) bepalen
• Stap 2: Stel een team samen
• Stap 3: Bepaal de data
• Stap 4: IT-systemen opzetten
• Stap 5: De data visualiseren
• Stap 6: Het dashboard testen en valideren
• Stap 7: implementeren en evalueren

Stap 1: Doel (en doelgroep) bepalen

Een stap die vaak wordt onderschat is het definiëren van het doel van een dashboard. Hierdoor gaan tijd en middelen verloren in het verdere proces. Schrijf daarom het doel op en maak het zo concreet mogelijk. Bedenk ook wie de exacte doelgroep is. Met andere woorden, wie is de eindgebruiker van het dashboard en waarvoor gaan zij je dashboard gebruiken?

In het geval van Value4Health bestaat onze doelgroep uit het managementteam en de financiële afdeling van een ziekenhuis. Ons doel is om inzicht te geven in de activiteiten, kosten en opbrengsten van elke opname en patiëntengroep (APR-DRG) . Dit stelt ons in staat om de implementatie van elk zorgpad te vergelijken en de impact van verschillen op de kosten en opbrengsten te onderzoeken. Mooi afgebakend!

Door VLAIO-subsidies aan te vragen, hebben we onze doelen vanaf het begin vastgelegd in een duidelijk projectplan. Ook moesten we op vaste momenten evalueren in hoeverre we deze vooraf bepaalde doelen hadden bereikt.

Tot slot kan je doelgroep na verloop van tijd veranderen door nieuwe inzichten, aanvullende data en nieuwe functies. Binnen Value4Health hebben we bijvoorbeeld al gefaseerde doelgroepen bepaald:

1. In een eerste fase bestaat onze doelgroep uit het managementteam en de financiële afdeling van een ziekenhuis. Hiervoor hebben we twee redenen: we houden de eerste groep gebruikers bewust klein, zodat het vertrouwen in de data kan groeien. Daarnaast hebben ze een duidelijke behoefte aan data over kosten, opbrengsten en processen. Deze kunnen dan strategisch worden gebruikt bij optimalisatieprojecten, de nieuwe aanschaf van dure apparatuur of in het netwerkverhaal.  
2. In een tweede fase willen we het dashboard uitbreiden naar artsen en patiënten en kwaliteitsindicatoren in het dashboard integreren. Hierdoor kunnen artsen leren van hun eigen zorgprocessen en zichzelf vergelijken met collega's binnen en buiten het ziekenhuis. Dit maakt procesverbetering mogelijk.
3. In een derde fase willen we de patiënt niet alleen informeren, maar ook actiever betrekken bij zijn zorgtraject. Op basis van leeftijdscategorieën en aandoeningen krijgt de patiënt dan een overzicht van mogelijke behandelopties, uitkomsten, enz. Op deze manier heeft de patiënt, samen met de ondersteuning van de arts, de touwtjes in handen.
   
   

Lessen van Value4Health

• Zorg voor een duidelijke scope, een projectplan met deliverables en een projectstructuur die vereist dat je op afgesproken momenten rapporteert over de voortgang.
• Subsidies bieden financiële ademruimte voor ontwikkeling, maar vormen ook een rode draad tijdens het ontwikkelingsproces.
• Stel het doel en de doelgroepen na verloop van tijd ter discussie en durf te veranderen.

Stap 2: Stel een team samen

Volgens het Linnean Initiative moet het team achter een waardegedreven dashboard ten minste bestaan uit:

• een projectmanager
• een maker
• een gebruiker

Bovendien moet dit team iedereen vertegenwoordigen die betrokken is bij het zorgpad, met andere woorden alle gebruikers van het dashboard. De twee initiatieven die tijdens het webinar werden gepresenteerd, werkten beide met een kernteam en een werkgroep: het kernteam omvat de bestuurders van het dashboard, terwijl de werkgroep wordt gebruikt voor aanvullende informatie en validatie.

Bij Value4Health bestaat ons kernteam uit:

• een projectmanager met jarenlange ervaring in gezondheidszorgfinanciering
• data met een economische achtergrond
• een dashboardbouwer met een medische achtergrond, deze medische kennis helpt bij een juiste interpretatie van de data

Omdat alle verschillende afdelingen en patiëntengroepen in het dashboard binnen Value4Health zijn opgenomen, is het onmogelijk om van elke groep een vertegenwoordiger in het kernteam op te nemen. We lossen dit op door jaarlijks themasessies te organiseren om met een beperkte groep dieper in te kunnen gaan op bijvoorbeeld het budget financiële middelen (BFM), apotheekregistraties en meer.

Lessen van Value4Health

• Houd je kernteam beperkt.
• Stel een complementair team samen.
• Betrek de verschillende belanghebbenden vanaf het begin.
• Overleg vanaf het begin van het project met elke afdeling die betrokken is bij het ziekenhuis om de processen te leren kennen en een methodologie voor kostentoewijzing te ontwikkelen.

Stap 3: Bepaal de data

Idealiter bevat een dashboard data die zijn ingevoerd door zorgverleners en/of data die zijn ingevoerd door de patiënt. Vraag de gebruiker welke informatie hij/zij zou willen zien. Dit kan door middel van interviews, focusgroepen of door deze groep te betrekken bij het team. Vergelijk deze informatie met de informatie die nationaal en internationaal beschikbaar is. Door te begrijpen wat relevant is om te tonen in het dashboard, vergroot je de (toegevoegde) waarde van het dashboard.

Bij Value4Health hebben we er bewust voor gekozen om uit te gaan van data die al beschikbaar zijn binnen de ziekenhuissystemen. Zo vermijden we extra (handmatige) registraties die al ruimschoots aanwezig zijn in de ziekenhuizen. Wacht daarom niet op data die je mogelijk mist. Begin klein en breid geleidelijk uit. Zet parallelle processen op om ontbrekende data alsnog te registreren als dat waardevol is. Voor je het weet ben je een jaar verder met het bouwen van het dashboard en heb je nieuwe data die je kunt integreren. Stap voor stap! Dit

betekent dat het soms een kwestie is van het afwegen van het detailniveau dat elk ziekenhuis kan leveren. Ons doel is om data te benchmarken tussen ziekenhuizen. Aggregeer data van ziekenhuizen die een dieper niveau kunnen bieden, zodat elk ziekenhuis op gelijke voet staat. Een verspilling? Niet echt, want de mogelijkheid om te benchmarken blijft zeer waardevol.

Lessen van Value4Health

• Begin met data die beschikbaar zijn.
• Zoek uit hoe gedetailleerd elk ziekenhuis kan zijn.

Stap 4: IT-systemen opzetten

Voordat je begint met het ontwikkelen van een dashboard, is het natuurlijk goed om te weten welke mogelijkheden en beperkingen er zijn binnen je eigen organisatie. Gelukkig hebben steeds meer zorgorganisaties een business intelligence (BI) afdeling die kan helpen bij het verzamelen van de data.

Bij Value4Health hebben we ervoor gekozen om te starten met twee algemene en twee academische ziekenhuizen om de wirwar aan data bloot te leggen.

In de opstartjaren hebben we er alles aan gedaan om zelf manipulaties uit te voeren zodat de data uniform werd. Op de lange termijn is dit geen goed plan. Besteed voldoende tijd aan het maken van duidelijke templates en standaardformaten waarin de ziekenhuizen hun data moeten aanleveren.

Voor de data hebben we verschillende systemen getest. We zijn begonnen in Excel, maar zijn al snel overgestapt op andere software zoals Qlik of R Shiny. Op dit moment bouwen we ons dashboard in PowerBI wat voor veel ziekenhuizen een toegankelijk platform is omdat het vaak al aanwezig is.

Lessen van Value4Health

• Ontwikkel samen met ziekenhuizen en zorg voor verschillende soorten ziekenhuizen in de steekproef.  
• Gebruik standaardformaten bij het indienen van nieuwe data.
• Durf te veranderen van data . Kijk naar functionaliteit, kosten, aanwezigheid van platforms bij ziekenhuizen om hier een keuze te maken.

Stap 5: De data visualiseren

Het bouwen van een dashboard is een iteratief proces. Onderschat deze stap niet qua tijdsinvestering en betrek de eindgebruiker er vanaf het begin bij. Denk ook goed na over hoe je de data gaat visualiseren.   

Bij Value4Health laten we ons inspireren door tal van initiatieven binnen en buiten de sector. Lighthouse vergelijkt bijvoorbeeld de kamerprijzen van hotels in functie van verschillende parameters. Klinkt bekend?

Lessen van Value4Health

• Houd het eenvoudig. Probeer niet elke view op te nemen die interessant zou kunnen zijn.
• Houd rekening met kleuren. Gebruik bijvoorbeeld heel specifiek groene en rode kleuren, maar overdrijf het niet. Dit kan soms nogal hard overkomen.
• Gebruik referentiepunten in grafieken. Boven- en ondergrenzen kunnen bijvoorbeeld helpen om gemiddelden beter te interpreteren.  
• Bereken de weergaven per eindgebruiker. Bouw vervolgens een overzichtspagina die de informatie per gebruiker in clusters verdeelt. Zo kun je de informatie gerichter raadplegen.  
• Zoek regelmatig naar inspiratiebronnen binnen of buiten de sector.
• Pas de coachingszin ("Moet ik dit nu doen?") toe op data : "Moet ik de data nu visualiseren?" Door de nadruk te leggen op elk woord, kun je de verschillende mogelijkheden zien, zoals hieronder geïllustreerd.

Stap 6: Het dashboard testen en valideren

Test de bruikbaarheid van het dashboard door middel van gebruikersonderzoek . Doe dit bijvoorbeeld één-op-één, waarbij je de gebruiker door het dashboard laat gaan. Test het dashboard daarnaast iteratief: begin kleinschalig met testen, verbeter het dashboard een paar keer voordat je het breder inzet in de organisatie. Zo krijg je feedback uit de praktijk.

Er zijn verschillende momenten waarop we het Value4Health dashboard testen.

• Wanneer we de data ontvangen, voeren we al verschillende controles uit op de algemene kwaliteit van data .
• Zodra de data in het dashboard zijn verwerkt, doorlopen we een checklist die controleert hoe realistisch sommige totalen zijn. Dit kan eenvoudig worden gedaan door bijvoorbeeld het jaarverslag van het ziekenhuis te raadplegen. (bijv. Hoeveel dagopnames had het ziekenhuis in jaar X en klopt dit met onze data?). 
• Na oplevering van het dashboard plannen we na een maand een gebruikersbijeenkomst met het ziekenhuis zodat ervaringen kunnen worden uitgewisseld. Verder organiseren we jaarlijks ziekenhuisbrede werkgroepen om specifieke onderwerpen onder de loep te nemen en gezamenlijk nieuwe features of functionaliteiten voor het volgende jaar te bepalen.
  
  

Lessen van Value4Health

• Maak een lijst met kwaliteitscontroles.
• Luister naar de ervaring van de eindgebruiker.
• Organiseer overkoepelend overleg tussen eindgebruikers als je met meerdere organisaties werkt. Zo creëer je een community rond je dashboard, leren gebruikers van elkaar en kun je nieuwe inzichten opdoen door hun ervaringen te horen.

Stap 7: implementeren en evalueren

Een goed raamwerk zorgt ervoor dat eindgebruikers je dashboard gaan gebruiken. Binnen Value4Health doen we dit door middel van een fysieke of digitale sessie waarin we het gebruik van het dashboard uitleggen.

We bieden ook een handleiding en een trainingsplatform met informatieve instructievideo's.

Lessen van Value4Health

• Houd je handleiding up-to-date met elke nieuwe versie of functie die je toevoegt. Dit heeft meerdere voordelen. Nieuwe klanten worden geïnformeerd en hoeven geen rekening te houden met een voortraject, je voorkomt terugkerende vragen wat tijd kan besparen, enz.
• Evalueer het gebruik van het dashboard. Met sommige visualisatiesoftware kun je zien hoeveel uur iemand doorbrengt op het dashboard. Houd dit in de gaten en vraag waardoor het gebruik is gedaald.  

‍