AZ Vesalius: vroege pionier in datagedreven dialoog

Een kleinschalig ziekenhuis evolueert met Value4Health Cockpit van financiële intuïtie naar scherpe prioriteiten

Toen AZ Vesalius zich in 2020 aansloot bij de Value4Health-gemeenschap, waren er nog maar vijf of zes ziekenhuizen bij betrokken. Het Limburgse ziekenhuis was een van de pioniers. Niet omdat het een nieuw hulpmiddel wilde uitproberen, maar omdat het worstelde met een fundamentele vraag: weten we eigenlijk wel wat onze zorgverlening werkelijk kost – per ingreep, per aandoening, per dienst?

Vandaag kijkt AZ Vesalius terug op een traject dat meer bracht dan transparantie alleen. Het dashboard werd een katalysator voor interne dialoog en een hefboom om prioriteiten scherper te stellen.

Steven Van Loo, bedrijfskundig manager, en Sigrid Rucquoy, administratief en financieel directeur van AZ Vesalius , vertellen hoe dat groeiproces verliep.

Inzichten voor de praktijk

De behoefte aan meer detail ontstond vanuit de praktijk.

“We kregen steeds vaker vragen,” zegt Steven Van Loo. “Wat brengt een dienst op? Wat kost een bepaalde techniek? Als we samenwerken met andere partners, wat betekent dat financieel voor ons? Maar onze boekhouding werkte op kostenplaatsniveau. Daar zitten meerdere afdelingen samen. Het detail ontbrak.” 

De Cockpit bracht daar verandering in. Door boekhoudkundige data en facturatiedata te koppelen aan geanonimiseerde medische gegevens, kreeg AZ Vesalius voor het eerst zicht op kosten en opbrengsten per verblijf.

“Het dashboard heeft ons in eerste instantie vooral bevestigd in wat we al aanvoelden,” vult Steven Van Loo aan. “Maar het verschil is: je kan het nu aantonen. Je kan precies zien waar afwijkingen zitten.” 

Voor Sigrid Rucquoy ligt daar de kern: “Zonder objectieve onderbouw blijft het bij buikgevoel. Met deze data kan je gericht prioriteiten stellen. Het geeft richting.”

Benchmarking: perspectief in plaats van paniek

Een van de grootste meerwaarden bleek de benchmarkfunctie. Wanneer een activiteit verlieslatend is, lijkt dat op het eerste gezicht problematisch. Maar hoe scoort datzelfde domein bij andere ziekenhuizen?

“Als een knie-ingreep verlies maakt, maar dat is overal zo, dan plaatst dat je resultaat in perspectief,” zegt Steven Van Loo. “Misschien zijn we zelfs bij de betere leerlingen van de klas.” 

Volgens Sigrid Rucquoy voorkomt dat overhaaste conclusies. “Je ziet wat structureel is binnen de sector en wat specifiek is voor je eigen organisatie. Dat onderscheid is cruciaal. Anders ga je energie steken in het verkeerde.”

Voor een regionaal ziekenhuis met beperkte schaalvoordelen is die nuance belangrijk. Benchmarking helpt om realistisch te sturen.

Concreet voorbeeld: het operatiekwartier

Het operatiekwartier bleek een logisch focuspunt. De Cockpit maakte zichtbaar dat hier optimalisatiepotentieel zat. Dat leidde tot het gebruik van de aanvullende OK Insights-module.

“Het OK is een typische kostenpost die onder druk staat,” zegt Steven Van Loo. “Met het OK Insights kunnen we veel gerichter kijken naar benutting van tijd en middelen.”.

De analyse ging dieper dan globale cijfers. Operatieduur, personeelsinzet en gemiddelde verblijfsduur per DRG werden vergeleken met de benchmark.

Als patiënten gemiddeld langer blijven dan in andere ziekenhuizen, dan opent dat het gesprek. Is er een klinische reden? Of kunnen processen efficiënter? Het is geen verwijt, maar een uitnodiging om samen te kijken.

Van discussie over cijfers naar discussie over verbeteringen

De eerste jaren vroegen inspanning. Definities moesten worden afgestemd. Data gevalideerd. Vertrouwen opgebouwd.

“Het heeft tijd nodig gehad eer men de cijfers aanvaardde,” erkent Steven Van Loo. “In het begin ging de discussie vaak over definities. Wordt alles wel op dezelfde manier berekend? Zijn we wel appelen met appelen aan het vergelijken?”.

Die fase was noodzakelijk. Vandaag gaan gesprekken minder over de vraag óf er een probleem is, ze gaan over hoe men ze wil aanpakken. Dat is een wezenlijk verschil. De Cockpit veranderde zo subtiel de interne dynamiek. Finance werd minder de boodschapper van ‘slechte cijfers’ en meer de facilitator van dialoog.

“Het feit dat je een externe benchmark hebt, maakt het objectiever,” aldus Steven Van Loo. “Het haalt de emotie deels uit het gesprek.”

Werkinstrument, geen controlemechanisme

Belangrijk is dat AZ Vesalius de Cockpit niet ziet als een rekenmodule die simpelweg zegt wat moet stoppen of doorgaan.

“Het is geen tool die zegt: dit is negatief, dus we doen het niet meer,” benadrukt Sigrid Rucquoy. “Zorg is complexer dan dat. Sommige activiteiten zijn verlieslatend, maar strategisch of maatschappelijk noodzakelijk. Het dashboard geeft trends en richting aan. Daarna moet je intern verdiepen. Het is een startpunt, geen eindpunt.”

Door de aard van de data – vaak definitief na jaarafsluiting – is het minder geschikt voor kortetermijnrapportering. “Wij gebruiken het om grote lijnen te bewaken,” zegt Sigrid Rucquoy. “Waar zitten structurele verschillen? Waar ligt potentieel?”

Leren van andere ziekenhuizen

Als early adopter maakte AZ Vesalius de groei van het Value4Health-gebruikersnetwerk van dichtbij mee. Wat begon met vijf ziekenhuizen telt er vandaag bijna twintig. De gebruikersmeetings spelen daarbij een belangrijke rol.

“Daar kun je echt in gesprek gaan met ziekenhuizen die vergelijkbare resultaten behalen”, zegt Steven Van Loo. “Waarom scoren jullie op dit punt beter? Wat doen wij anders? Dat leerproces is bijzonder waardevol.”

Voor kleinere ziekenhuizen biedt dat een unieke kans: leren van peers met vergelijkbare schaal en uitdagingen.

De volgende stap: eindverantwoordelijkheid

De ambitie voor de toekomst is duidelijk: meer eindverantwoordelijkheid bij de diensten zelf.

“Vandaag gebruiken wij het dashboard actief vanuit finance,” zegt Sigrid Rucquoy. “Maar idealiter gaan klinische diensten zelf met de data aan de slag.” Er is nog groeimarge. Iedereen erkent de meerwaarde. De uitdaging is om het gebruik breder te verankeren. Dat vraagt tijd en focus.

Dat is misschien de belangrijkste les van het traject van AZ Vesalius: datagedreven werken is geen eenmalig project, maar een cultuurverandering.

Inspirerend voor andere kleinschalige ziekenhuizen

AZ Vesalius bewijst dat je als kleinschalig ziekenhuis niet hoeft te wachten op schaalgrootte om datagedreven te werken.

De Cockpit bracht geen revolutie van vandaag op morgen. Maar ze bracht wel:

• Meer transparantie
• Meer objectiviteit in discussies
• Duidelijkere prioriteiten
• En een geleidelijk groeiende cultuur van gezamenlijke verbetering

Zoals Sigrid Rucquoy het samenvat: “Het dashboard helpt ons om de juiste vragen te stellen. Zonder data blijf je in aannames hangen. Met data kan je gericht vooruit.”.

Voor andere kleine en middelgrote ziekenhuizen die hun plaats in een snel evoluerend zorglandschap willen versterken, is dat een krachtig signaal: beginnen loont – zeker als je bereid bent om te leren en samen te sturen.