Klantenverhaal AZ Groeninge

Sinds 2021 realiseerde AZ Groeninge een groei van de bezettingsgraad van zijn operatiekwartier (OK) met net geen 11%. Die evolutie kwam er niet toevallig: ze is het resultaat van een systematisch traject waarin OK Insights, de analysemodule voor het operatiekwartier van Value4Health, een centrale rol speelde. Wat begon als een zoektocht naar meer efficiëntie, groeide uit tot een structurele verandering in de
manier waarop artsen, verpleegkundigen en management in het OK zich organiseren, samenwerken en beslissen.

Wat begon als een zoektocht naar meer efficiëntie, groeide uit tot een structurele verandering in de manier waarop artsen, verpleegkundigen en management in het OK zich organiseren, samenwerken en beslissen. 

‍

De uitdaging: complexiteit en nood aan objectieve sturing

Na de fusie van vier campussen groeide AZ Groeninge uit tot een van de grootste operatiekwartieren van België, met vijfentwintig zalen en een brede waaier aan disciplines. Die schaal bracht ook complexiteit: verschillen in planning, bezettingsgraden en werkmethodes tussen teams.

“In een ziekenhuis van onze omvang konden we niet langer enkel op ervaring sturen,” zegt dr. Matthias Desmet, Anesthesist en Medisch Coördinator OK. “We hadden harde data nodig om te begrijpen waar tijd verloren ging, en waar nog marge zat. Alleen zo kun je bijsturen op feiten in plaats van op buikgevoel.”

‍

Een betrouwbaar datamodel als fundament

OK Insights is gebaseerd op de operationele data in de operatiekamer data. Bij AZ Groeninge komen de gegevens rechtstreeks uit het elektronische patiëntendossier, KWS (Klinisch WerkStation), gehaald. Voor elke ingreep – ongeveer 65.000 per jaar – worden alle relevante tijdstempels automatisch vastgelegd: aankomst van de patiënt, begin van de anesthesie, incisie, ontwaken, vertrek uit de operatiekamer en overbrenging naar de verkoeverkamer.

Deze tijdregistraties worden dagelijks geëxporteerd naar het interne data van het ziekenhuis, waar ze worden gevalideerd en opgeschoond. De maandelijkse datasets worden vervolgens automatisch overgebracht naar Value4Health, waar ze binnen de OK Insights-module worden verwerkt aan de hand van uniforme definities.

‍

Objectieve data leiden tot optimale planning

Het dashboard toont gevalideerde, retrospectieve data die worden gebruikt voor beleidsanalyse en procesverbetering. Geen realtime planningsinstrument dus, maar een strategische cockpit die patronen zichtbaar maakt en onderbouwde beslissingen mogelijk maakt.

Zo heeft OK Insights bij AZ Groeninge geleid tot een merkbare verbetering van de operationele planning. De beschikbaarheid van objectieve data voor de verdeling van operatietijd per discipline, de volgorde van ingrepen en de inzet van personeel leidde tot inzichten die de blokkenplanning optimaliseerden, met minder over- en onderbezetting, kortere tussenperiodes tussen ingrepen, en nauwkeurigere starttijden aan het begin van de dag, onderstreept OK planner Tom Boury. 

In combinatie met een betere afstemming tussen patiëntentransport, anesthesie en voorbereiding resulteerde dit in een
structurele groei van de zaalbezetting in de periode 2022-2025 met bijna 11% van 75% tot 82% — een verbetering die voelbaar is in zowel de planning als de dagelijkse flow van het operatiekwartier.

Van inzicht naar verbetering

Zodra de datakwaliteit op punt stond, kon het team van het operatiekwartier beslissingen nemen op basis van objectieve informatie in plaats van aannames. “We gebruiken het dashboard vier tot zes keer per jaar in het overkoepelend OK-comité,” vertelt dr. Matthias Desmet. “De belangrijkste parameters voor mij zijn blokbezetting, starttijden, verloren tijd door annulaties of onderplanning, en de verdeling van operatietijd per discipline. Die indicatoren tonen snel waar structurele tekorten of overschotten zitten. 

De data helpen ons ook scenario’s te simuleren. Ik kan nu bijvoorbeeld berekenen wat het effect zou zijn van een aparte urgentiezaal, of van een aanpassing van de shiftplanning. Dat zijn inzichten die we vroeger niet hadden. Op basis daarvan kunnen we beleid voeren:
operatietijd herverdelen, bijkomende capaciteit aanvragen of personeel efficiënter inzetten."

Die visualisatie zorgde voor vertrouwen – niet alleen bij artsen, maar ook bij de financiële directie. “Het financiële departement gebruikt de inzichten nu als objectieve basis voor beslissingen over bestaffing en investeringen,” legt Directeur patiëntenzorg Petra Archie uit. “Als we extra verpleegkundigen of zalen vragen, kunnen we aantonen dat de bestaande capaciteit maximaal benut wordt. Dat maakt de discussie eenvoudiger én constructiever.” 

Tastbaar beter

De analyses met OK Insights leidden tot een reeks tastbare verbeteringen:

• Snellere opstart van de eerste ingreep, dankzij een betere synchronisatie tussen patiëntentransport, voorbereiding en anesthesie.
• Betere spreiding van operaties over de week, waardoor piek belasting en wachttijden afnamen. 
• Herziening van blokkenplanning per discipline, met meer evenwicht tussen vraag en capaciteit.  
• Minder verloren tijd door kortere wissels, minder annulaties en betere voorbereiding.  
• Efficiëntere personeelsinzet, afgestemd op geplande activiteit. 
• Kortere uitlooptijden aan het einde van de dag, wat de werkdruk evenwichtiger maakt.

“We zijn als operatiekwartier efficiënter geworden,” zegt dr. Matthias Desmet. “We zijn ook transparanter en volwassener geworden. Over de jaren heen merk ik dat het team veel datagedrevener is gaan werken. Iedereen beseft dat wat er gebeurt ook zichtbaar
wordt. Dat creëert bewustzijn, verantwoordelijkheid en zelfs trots. ” 

Objectieve data, andere gesprekken

Voor OK-manager Els Lameire veranderde OK Insights vooral de manier van samenwerken. “Vroeger gebeurden discussies vaak op gevoel,” zegt ze. “Het dashboard bracht een neutraal referentiekader. Vandaag is er rust: iedereen weet dat beslissingen gebaseerd zijn op dezelfde cijfers.”

Het dashboard geeft ook inzicht in overuren, wachttijden en piekmomenten, waardoor het team beter kan omgaan met ongewenste trends. “We zien trends in urgenties, semi-urgenties en weekendactiviteit,” vertelt Els Lameire. “Daardoor kunnen we personeel en middelen gerichter inzetten. Data helpen ons om elkaar beter te begrijpen. Het gesprek is verschoven van ‘wie heeft er gelijk’ naar ‘wat zeggen de cijfers ons?’”

Van data naar cultuur

Wat OK Insights voor AZ Groeninge vooral heeft teweeggebracht, is een cultuur van transparantie en samenwerking. “We werken vandaag meer als één team,” zegt dr. Matthias Desmet. “Anesthesisten, chirurgen en verpleegkundigen kijken samen naar dezelfde feiten. Dat bouwt vertrouwen.”

Vijf voorwaarden voor succes met OK Insights

1. Datakwaliteit boven alles
   Start met betrouwbare, gevalideerde gegevens uit systemen zoals het elektronisch patiëntendossier KWS. 
2. Eén gemeenschappelijke waarheid
   Zorg dat artsen, verpleegkundigen en management met dezelfde cijfers werken.
3. Ingebed in bestuursstructuren
   Maak data vast onderwerp in formele overlegmomenten, zoals de overkoepelende OK .
4. Focus op actie
    Gebruik dashboards niet alleen om te meten, maar om concrete verbeterinitiatieven te formuleren en te sturen. 
5. Continue follow-up
   Bekijk de resultaten regelmatig en blijf iteratief verbeteren.

Een structureel partnerschap

In de loop van zes jaar evolueerde de samenwerking tussen AZ Groeninge en Value4Health van een traditioneel implementatieproject naar een structureel partnerschap. Wat begon als de introductie van een analysetool, groeide uit tot een gezamenlijke inspanning om diepere inzichten te genereren en nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen.

“We hebben geen klant-leverancierrelatie, maar zijn eerder partners in ontwikkeling,” zegt dr. Matthias Desmet. “Value4Health luistert echt naar onze feedback. Als wij tijdens onze analyses verbeterpunten signaleren, nemen ze die mee in de volgende releases van het dashboard. Zo groeit de tool mee met de realiteit van het werkveld.”

"Dat is wat het verschil maakt", benadrukt Dr. Desmet. "OK Insights is geen statisch product, maar een levend instrument. Het evolueert mee met de behoeften van het ziekenhuis, terwijl ook andere ziekenhuizen van die verbeteringen profiteren. Op die manier versterken we elkaar in de hele sector."

De inzichten van OK Insights

Met OK Insights ondersteunt Value4Health ziekenhuizen als AZ Groeninge in hun transitie naar datagedreven performantiesturing — waar inzicht leidt tot efficiëntie, en data tot een cultuur van samenwerking en vertrouwen. De OK Insights-module geeft
volgende informatie:

• De cockpit: data per specialisme, bezetting, totale operatietijd, effectief toegewezen tijd 
• Capaciteitsoverzicht i.f.v. de openingsuren 
• Evolutie van aantal ingrepen, bezetting per blok, onbenutte capaciteit 
• Blokbezetting per tijdsperiode 
• De bolhoed-grafiek met voorziene capaciteit, theoretische capaciteit en bezetting (gepland en spoed) 
• Ingreeptijden per fase, arts, anesthesist
• Planning: geplande tijd vs. effectieve tijd
• Benchmark voor de grote zalen algemeen of per specialisme 
• Weekend- en nachtactiviteit
• Opnametype
• Personeelsbezetting

De zogenaamde 'bolhoedgrafiek' is de meest gebruikte visualisatie tijdens evaluatiesessies van de overkoepelende OK . Deze grafiek illustreert de relatie tussen de geplande capaciteit (blauwe lijn), de theoretische capaciteit (stippellijn) en het daadwerkelijke gebruik van de operatiekamers, weergegeven in groen voor geplande ingrepen en in oranje voor spoedoperaties.