De grootste meerwaarde van benchmarking ligt in de kwaliteit van de dialoog die eromheen ontstaat

Universitaire ziekenhuizen zijn het beste voorbeeld om de noodzaak van benchmarking te illustreren. Door de combinatie van complexe zorgverlening, academisch werk, doorverwijzingsfuncties, onderwijs en onderzoek staan ze onder aanzienlijke financiële en organisatorische druk. Tegelijkertijd laten de conclusies van onze gesprekken met het UZA en het UZ Gent iets zien dat veel breder van toepassing is: ook voor algemene ziekenhuizen is benchmarking alleen waardevol als de onderliggende data gevalideerd, de cijfers correct worden geïnterpreteerd en er voldoende interne draagvlak is om er een dialoog over aan te gaan.

Een universitair ziekenhuis is complexer dan een algemeen ziekenhuis. Toch zijn de fundamentele uitdagingen grotendeels vergelijkbaar. Elke instelling die financiële prestatie, ligduur, efficiëntie van operatiekamers, prestatie de spoedeisende hulp prestatie personeelsbezetting met elkaar vergelijkt, loopt al snel het risico verschillen louter toe te schrijven aan prestatie . Hogere kosten of tekorten worden dan al te gemakkelijk geïnterpreteerd als inefficiëntie, terwijl ze ook het gevolg kunnen zijn van het patiëntenprofiel, de organisatiestructuur, capaciteitsdruk of de financiële realiteit.

Uit gesprekken met Ingrid Cornille, hoofd Business Intelligence bij het UZA, en met Ingrid Steens, hoofd van de financiële afdeling bij het UZ Gent, en Liesbeth Van de Velde, financieel controller bij het UZ Gent, blijkt dat benchmarking een krachtig instrument kan zijn, met name in complexe ziekenhuisomgevingen. Niet omdat de cijfers op zichzelf alle antwoorden bieden, maar omdat ze een goed onderbouwde dialoog mogelijk maken. Dit inzicht geldt niet alleen voor universitaire ziekenhuizen. Ook algemene ziekenhuizen hebben behoefte aan betrouwbare vergelijkingen met relevante collega-instellingen, duidelijke interpretatiekaders en voldoende interne afstemming om data om te zetten data acties.

De implementatie van een tool als V4H Cockpit vereist daarom meer dan alleen technische integratie. Er is voorbereidend werk nodig: data valideren, definities verfijnen, afwijkingen doorgronden en gezamenlijk vaststellen welke inzichten daadwerkelijk richting geven. In academische ziekenhuizen is deze voorbereiding vaak intensiever vanwege de grotere klinische en organisatorische complexiteit. Maar de onderliggende logica geldt voor elk ziekenhuis dat benchmarking wil gebruiken als basis voor betere beslissingen.

Waarom data geen detail is, maar de kern van het hele traject

In elk ziekenhuis kan een benchmark relatief snel worden ingezet als een essentieel hulpmiddel om de efficiëntie te verbeteren. De data echter eerst intern worden gevalideerd.

Bij UZA merkt Ingrid Cornille op dat de eerste deelname aan V4HCockpit meteen data en correcties data aan het licht bracht. De data daarom grondig gevalideerd voordat de analyses op grote schaal worden verspreid. Deze validatiestap is niet louter een administratieve formaliteit, maar vormt de basis voor de steun van de klinische afdelingen en het management.

Hetzelfde geldt voor het UZ Gent. Ingrid Steens en Liesbeth Van De Veldehechten veel belang aan het standaardiseren van interpretaties, registratiemethoden en toewijzingssleutels. Dit is onontbeerlijk, vooral in een universitaire context, met robotchirurgie, diverse medische structuren en een hoge organisatorische complexiteit. Anders verliest benchmarking zijn betekenis en vervalt het in discussies over definities, in plaats van dat het leidt tot gesprekken over verbeteringen.

Wat V4H Cockpit echt moet bieden in universitaire ziekenhuizen

Uit beide discussies blijkt dat V4H Cockpit niet in de eerste plaats als monitoringinstrument moet worden ingezet. Het instrument moet juist bijdragen aan objectieve, genuanceerde discussies over kosten, opbrengsten, organisatie en verbetermogelijkheden.

Bij UZA stelt Ingrid Cornille het heel duidelijk: cijfers moeten de werkvloer ondersteunen, en niet worden gebruikt om die ter verantwoording te roepen. Hierdoor kan er een open dialoog worden gevoerd over materiaalverbruik, facturering, inkomsten en procesoptimalisatie. Deze aanpak heeft onder andere geleid tot de aanstelling van factureringsmanagers voor elke afdeling en heeft het mogelijk gemaakt om snel resultaten te boeken.

Aan de UZGent hebben Ingrid Steens en Liesbeth Van De Velde voor een vergelijkbare aanpak gekozen. Gegevens zijn niet ‘de waarheid’, maar een uitgangspunt voor verbetering. Pas wanneer medische en verpleegkundige teams vertrouwen hebben in dit kader, ontstaat de mogelijkheid om samen te kijken naar ligduur, personeelsinzet of kostenverschillen.

Waarom externe benchmarking zo belangrijk is

Universitaire ziekenhuizen beschikken vaak al over robuuste interne dashboards. Het UZA maakt bijvoorbeeld gebruik van zijn eigen BI-omgevingen voor de operationele monitoring van activiteiten, data de bezettingsgraad van operatiekamers. Wat intern echter meestal ontbreekt, is een solide benchmark ten opzichte van vergelijkbare instellingen. En dat is precies waar de toegevoegde waarde van V4H Cockpit ligt.

Hierdoor vormt deze tool een aanvulling op bestaande dashboards. Interne dashboards geven weer wat er vandaag gebeurt. Externe benchmarking laat zien hoe een ziekenhuis presteert ten opzichte van andere instellingen met vergelijkbare activiteiten. Voor universitaire ziekenhuizen, die vaak met grote financiële uitdagingen worden geconfronteerd en tegelijkertijd acute en gespecialiseerde zorg verlenen en onderwijsactiviteiten ontplooien, is dit geen overbodige luxe. Het vormt een essentiële basis voor een juiste interpretatie van efficiëntieverschillen en structurele onderfinanciering.

De belangrijkste aandachtsgebieden voor de implementatie en het gebruik van V4H Cockpit

Uit gesprekken met Ingrid Cornille, Ingrid Steens en Liesbeth Van De Velde komen vijf duidelijke aandachtspunten naar voren. Deze zijn eveneens relevant voor algemene ziekenhuizen.

1. Begin met validatie, niet met visualisatie.

Zonder grondige data is er geen vertrouwen, en zonder vertrouwen is er geen zinvolle discussie.

2. Erken structurele verschillen uitdrukkelijk.

Gezien de patiëntenpopulatie, het onderwijs, het onderzoek, de referentiezorg en de financieringslogica moeten data universitaire ziekenhuizen op een andere manier worden geïnterpreteerd.

3. Maak van de benchmarkingtool een leermiddel.

Vergeet de vraag: „Wie presteert er slecht?“ Vraag in plaats daarvan: „Welke verschillen zijn structureel van aard, en waar ligt er ruimte voor verbetering?“

4. Combineer intern beheer met externe vergelijking.

Dashboards en benchmarking vullen elkaar aan. Het ene biedt actuele informatie, het andere voegt context toe.

5. Deel het eigendom niet alleen op financieel vlak.

In universitaire ziekenhuizen moeten BI, de financiële afdeling, de controllers, het management en de klinische diensten deze verantwoordelijkheid op zich nemen. Anders blijft het instrument beperkt tot analyse, zonder dat dit zich vertaalt in beleid en praktijk.

Meer benchmarking betekent meer dialoog

Wie ervoor wil zorgen dat de implementatie van V4H Cockpit een succes wordt, moet eerst de context goed begrijpen: de complexiteit onderkennen, de data grondig valideren, de vergelijking zorgvuldig afbakenen en een brede dialoog opzetten. Dan wordt benchmarking geen simplistische ranglijst, maar een hulpmiddel voor een scherpere interpretatie, een betere interne dialoog en gerichtere verbeteringen.

Misschien is dat wel de belangrijkste conclusie van Ingrid Cornille, Ingrid Steens en Liesbeth Van De Velde: in ziekenhuizen ligt de grootste waarde van benchmarking niet in de cijfers zelf, maar in de kwaliteit van de dialoog die eromheen ontstaat.

‍