De grootste waarde van benchmarking ligt in de kwaliteit van de dialoog erover

Universitaire ziekenhuizen maken de nood aan benchmarking bijzonder zichtbaar. Door hun combinatie van complexe zorg, academische opdracht, referentiefuncties, opleiding en onderzoek staan zij onder grote financiële en organisatorische druk. Tegelijk tonen de vaststellingen uit onze gesprekken met UZA en UZ Gent iets dat veel breder geldt: ook voor regionale algemene ziekenhuizen is benchmarking pas waardevol wanneer de onderliggende data gevalideerd zijn, de cijfers correct geïnterpreteerd worden en er intern voldoende draagvlak bestaat om erover in dialoog te gaan.

De complexiteit van een universitair ziekenhuis is groter dan die van een regionaal algemeen ziekenhuis. Maar de fundamentele uitdaging is grotendeels dezelfde. Wie financiële prestaties, ligduur, OK-rendabiliteit, spoedwerking of personeelsinzet vergelijkt, loopt snel het risico om verschillen te reduceren tot performantieverschillen. Hogere kosten of negatieve marges worden dan te snel gelezen als inefficiëntie, terwijl ze ook het gevolg kunnen zijn van patiëntprofiel, opdracht, organisatievorm, capaciteitsdruk of financieringsrealiteit.

Uit gesprekken met Ingrid Cornille, hoofd Business Intelligence bij het UZA, en met Ingrid Steens, hoofd van de afdeling Financiën bij het UZ Gent, en Liesbet Van de Velde, financieel controller bij het UZ Gent, blijkt dat benchmarking een krachtig instrument kan zijn, met name in complexe ziekenhuisomgevingen. Niet omdat de cijfers op zich alle antwoorden bieden, maar omdat ze een onderbouwde dialoog mogelijk maken. Dit inzicht geldt niet alleen voor universitaire ziekenhuizen. Ook algemene ziekenhuizen hebben behoefte aan betrouwbare vergelijkingen met relevante collega-instellingen, duidelijke interpretatiekaders en voldoende interne coördinatie om ‘ data ’ om te zetten in concrete maatregelen.

De invoering van een tool als V4H Cockpit vraagt daarom meer dan technische aansluiting. Ze vraagt voorbereidende arbeid: data valideren, definities scherpstellen, afwijkingen begrijpen en samen bepalen welke inzichten echt richting geven. In universitaire ziekenhuizen is die voorbereiding vaak intensiever door de hogere klinische en organisatorische complexiteit. Maar de onderliggende logica geldt voor elk ziekenhuis dat benchmarking wil gebruiken als basis voor betere beslissingen.

Waarom datavalidatie geen detail is, maar de kern van het traject

In elk ziekenhuis kan een benchmark relatief snel landen als instrument voor efficiëntieverbetering. Eerst moeten de data evenwel intern geloofwaardig worden gemaakt.

Bij UZA geeft Ingrid Cornille aan dat de eerste deelname aan de V4H Cockpit meteen correcties en data-aanpassingen aan het licht bracht. De data worden daarom eerst grondig gevalideerd vooraleer analyses breed gedeeld worden. Die validatie is geen administratieve stap achteraf, maar de basis voor draagvlak bij diensten en directie.

Hetzelfde geldt voor het UZ Gent. Ingrid Steens en Liesbet Van De Velde hechten veel belang aan het standaardiseren van interpretaties, registratiemethoden en toewijzingssleutels. Dit is onontbeerlijk, met name in een universitaire context, waar robotchirurgie wordt toegepast, diverse medische structuren bestaan en de organisatie zeer complex is. Anders verliest benchmarking zijn betekenis en ontaardt het in discussies over definities, in plaats van dat het leidt tot gesprekken over verbeteringen.

Wat V4H Cockpit in universitaire ziekenhuizen echt moet doen

Uit beide gesprekken blijkt dat V4H Cockpit niet in de eerste plaats als controlemiddel mag binnenkomen. De tool moet helpen om objectieve, genuanceerde gesprekken over kosten, opbrengsten, organisatie en verbeterpotentieel.

Bij UZA verwoordt Ingrid Cornille dat zeer duidelijk: cijfers moeten de werkvloer ondersteunen, niet afrekenen. Dat maakt het mogelijk om met diensthoofden in gesprek te gaan over materiaalverbruik, facturatie, opbrengsten en procesoptimalisatie. Die aanpak leidde er onder meer toe dat facturatieverantwoordelijken per dienst werden aangesteld en dat quick wins konden worden gerealiseerd.

Bij UZGent hebben Ingrid Steens en Liesbet Van De Velde voor een vergelijkbare aanpak gekozen. Gegevens zijn niet ‘de waarheid’, maar een uitgangspunt voor verbetering. Pas wanneer medische en verpleegkundige teams vertrouwen hebben in dit kader, ontstaat de mogelijkheid om gezamenlijk te kijken naar ligduur, personeelsinzet of kostenverschillen.

Waarom externe benchmarking zo belangrijk is

Universitaire ziekenhuizen beschikken vaak al over sterke interne dashboards. UZA gebruikt bijvoorbeeld eigen BI-omgevingen voor operationele opvolging van activiteiten, personeelsdata en OK-bezetting. Maar wat intern meestal ontbreekt, is een degelijke benchmark met vergelijkbare peers. En net daar ligt de meerwaarde van V4H Cockpit.

Dat maakt de tool complementair aan bestaande dashboards. Interne dashboards tonen wat er vandaag gebeurt. Externe benchmarking toont hoe een ziekenhuis zich verhoudt tot andere instellingen met een gelijkaardige opdracht. Voor universitaire ziekenhuizen, die vaak grote financiële uitdagingen hebben en tegelijk een uitzonderlijke zorg- en opleidingsopdracht hebben, is dat geen luxe. Het is een noodzakelijke basis om efficiëntie en structurele onderfinanciering correct te interpreteren.

De echte focuspunten voor invoering en gebruik van V4H Cockpit

Uit gesprekken met Ingrid Cornille, Ingrid Steens en Liesbet Van De Velde komen vijf duidelijke aandachtsgebieden naar voren. Deze zijn eveneens relevant voor algemene ziekenhuizen.

1. Begin met validatie, niet met visualisatie. Zonder grondige validatie data is er geen vertrouwen, en zonder vertrouwen is er geen zinvolle discussie mogelijk.
2. Erken structurele verschillen uitdrukkelijk. Door factoren als patiëntenmix, onderwijs, onderzoek, doorverwijzingen en financieringslogica moeten data universitaire ziekenhuizen op een andere manier worden geïnterpreteerd.
3. Maak van de benchmarkingtool een leermiddel. Vergeet de vraag: „Wie presteert slecht?” Vraag in plaats daarvan: „Welke verschillen zijn structureel, en waar ligt er ruimte voor verbetering?”
4. Combineer intern beheer met externe vergelijkingen. Dashboards en benchmarking vullen elkaar aan. Het ene biedt actuele informatie, het andere voegt context toe.
5. Verantwoordelijkheid die verder reikt dan alleen de financiële afdeling. In universitaire ziekenhuizen moet deze verantwoordelijkheid worden gedragen door BI, de financiële afdeling, de controllers, het management en de klinische diensten. Anders blijft het instrument beperkt tot analyse, zonder dat dit wordt vertaald naar beleid en praktijk.

Meer benchmarking voor meer dialoog

Wie ervoor wil zorgen dat de implementatie van V4H Cockpit een succes wordt, moet eerst de context goed begrijpen: de complexiteit onderkennen, de data grondig valideren, de vergelijking zorgvuldig afbakenen en een brede dialoog opzetten. Dan wordt benchmarking geen simplistische ranglijst, maar een hulpmiddel voor een scherpere interpretatie, een betere interne dialoog en gerichtere verbeteringen.

Misschien is dat wel de belangrijkste conclusie die Ingrid Cornille, Ingrid Steens en Liesbet Van De Velde trekken: in ziekenhuizen ligt de grootste waarde van benchmarking niet in de cijfers zelf, maar in de kwaliteit van de dialoog eromheen.

‍