Les 7 étapes et les leçons que j'ai tirées de l'élaboration du tableau de bord Value4Health

Les premiers pas vers Value4Health ont déjà été faits en 2017. Un moment idéal pour réfléchir sur nous-mêmes. Nous aimerions partager les leçons que nous avons apprises entre-temps en nous basant sur les 7 étapes qui peuvent être franchies vers un tableau de bord de soins axés sur la valeur . Ces 7 étapes ont été expliquées par l'initiative linnéenne (NL) lors d'un webinaire (juin 2022) et expliquent comment construire un tableau de bord réussi.  

Pour ceux qui ne savent pas Value4Health c'est l'utilisation intelligente des données qui nous permet d'ajouter de la valeur aux soins de santé. Par exemple, nous avons créé un tableau de bord des soins axés sur la valeur qui cartographie les activités, les coûts et les revenus des parcours de soins dans un environnement hospitalier.

Contenu

• Étape 1 : Déterminer l'objectif (et le groupe cible)
• Étape 2 : Constituer une équipe
• Étape 3 : Déterminer les dates
• Étape 4 : Mise en place des systèmes informatiques
• Étape 5 : Visualiser les données
• Étape 6 : Tester et valider le tableau de bord
• Étape 7 : Mise en œuvre et évaluation

Étape 1 : Déterminer l'objectif (et le groupe cible)

La définition de l'objectif d'un tableau de bord est une étape souvent sous-estimée. Cela entraîne une perte de temps et de ressources dans la suite du processus. Il convient donc de rédiger l'objectif et de le rendre aussi concret que possible. Réfléchissez également à l'identité du groupe cible. En d'autres termes, qui est l 'utilisateur final du tableau de bord et à quoi servira-t-il ?

Dans le cas de Value4Health, notre groupe cible est constitué de l'équipe de direction et du service financier d'un hôpital. Notre objectif est de fournir un aperçu des activités, des coûts et des revenus de chaque admission et groupe de patients (APR-DRG) . Cela permet de comparer la mise en œuvre de chaque parcours de soins et d'étudier l'impact des différences sur les coûts et les recettes. Bien délimité !

En sollicitant des subventions VLAIO, nous avons inscrit nos objectifs dès le départ dans un plan de projet clair. Nous devions également évaluer à des moments précis dans quelle mesure nous avions atteint ces objectifs prédéterminés.

Enfin, votre groupe cible peut changer au fil du temps en raison de nouvelles connaissances, de données supplémentaires et de nouvelles fonctionnalités. Par exemple, dans le cadre de Value4Health, nous avons déjà déterminé des groupes cibles échelonnés:

1. Dans une première phase, notre groupe cible se compose de l'équipe de direction et du service financier d'un hôpital. Il y a deux raisons à cela : nous avons délibérément limité le groupe initial d'utilisateurs afin que la confiance dans les données puisse s'accroître. En outre, ils ont clairement besoin de données de référence sur les coûts, les recettes et les processus. Ces données peuvent ensuite être utilisées de manière stratégique dans le cadre de projets d'optimisation, de l'achat de nouveaux équipements coûteux ou de l'histoire du réseau.  
2. Dans une deuxième phase, nous voulons étendre le tableau de bord aux médecins et aux patients et y intégrer des indicateurs de qualité. Les médecins pourront ainsi tirer des enseignements de leurs propres processus de soins et se comparer à leurs collègues à l'intérieur et à l'extérieur de l'hôpital. Cela permet d'améliorer les processus.
3. Dans une troisième phase, nous aimerions impliquer plus activement le patient dans son parcours de soins, en plus de l'informer. En fonction des catégories d'âge et des pathologies, le patient recevra alors un aperçu des options de traitement possibles, des résultats, etc. De cette manière, le patient, avec le soutien du médecin, sera responsable.
   
   

📘 Les leçons de Value4Health

• Assurez-vous d'avoir un champ d'application clair, un plan de projet avec des produits à livrer et une structure de projet qui vous oblige à rendre compte de vos progrès à des moments convenus.
• Les subventions offrent une marge de manœuvre financière pour le développement, mais elles constituent également un fil conducteur au cours du processus de développement.
• Remettre en question l'objectif et les groupes cibles au fil du temps et oser le changement.

Étape 2 : Constituer une équipe

Selon la Linnean Initiative, l'équipe à l'origine d'un tableau de bord axé sur les valeurs devrait au moins être composée des personnes suivantes :

• un chef de projet
• un fabricant
• un utilisateur

En outre, cette équipe doit représenter toutes les personnes impliquées dans le parcours de soins, c'est-à-dire tous les utilisateurs du tableau de bord. Les deux initiatives présentées lors du webinaire fonctionnaient toutes deux avec une équipe centrale et un groupe de travail : l'équipe centrale comprend les pilotes du tableau de bord, tandis que le groupe de travail est utilisé pour obtenir des informations supplémentaires et valider le tableau de bord.

Chez Value4Health, notre équipe de base est composée de.. :

• un gestionnaire de projet ayant des années d'expérience dans le domaine du financement des soins de santé
• les scientifiques des données ayant une formation en économie
• un concepteur de tableaux de bord ayant une formation médicale, cette connaissance médicale contribuant à une interprétation correcte des données

Étant donné que tous les différents départements et groupes de patients sont inclus dans le tableau de bord de Value4Health, il est impossible d'inclure un représentant de chaque groupe dans l'équipe de base. Nous résolvons ce problème en organisant des sessions thématiques annuelles afin de pouvoir approfondir avec un groupe limité, par exemple, le budget ressources financières (BFM), les inscriptions en pharmacie et plus encore.

📘 Les leçons de Value4Health

• Limitez votre équipe de base.
• Constituer une équipe complémentaire.
• Impliquer les différentes parties prenantes dès le départ.
• Consulter chaque service impliqué dans l'hôpital dès le début du projet afin d'apprendre les processus et de développer une méthodologie de répartition des coûts.

Étape 3 : Déterminer les dates

Idéalement, un tableau de bord contient des données saisies par les prestataires de soins de santé et/ou des données saisies par le patient. Demandez à l'utilisateur quelles sont les informations qu'il aimerait voir. Cela peut se faire par le biais d'entretiens, de groupes de discussion ou en impliquant ce groupe dans l'équipe. Comparez ces informations avec celles qui sont disponibles au niveau national et international. En comprenant ce qu'il est pertinent de montrer dans le tableau de bord, vous augmentez la valeur (ajoutée) du tableau de bord.

Chez Value4Health, nous avons délibérément choisi de commencer par les données qui sont déjà disponibles dans les systèmes hospitaliers. De cette manière, nous évitons les enregistrements (manuels) supplémentaires qui sont déjà largement présents dans les hôpitaux. N'attendez donc pas des données qui pourraient vous manquer. Commencez à petite échelle et développez progressivement. Mettez en place des processus parallèles pour enregistrer les données manquantes si elles sont utiles. Avant même de vous en rendre compte, vous aurez avancé d'un an dans la construction du tableau de bord et vous disposerez de nouvelles données que vous pourrez intégrer. Pas à pas ! Ce site

signifie qu'il est parfois nécessaire d'équilibrer le niveau de détail que chaque hôpital peut fournir. Notre objectif est de comparer les données des différents hôpitaux. Agréger les données des hôpitaux qui peuvent fournir un niveau plus approfondi, afin que chaque hôpital soit sur un pied d'égalité. Un gaspillage ? Pas vraiment, car la possibilité de comparer les données reste très précieuse.

📘 Les leçons de Value4Health

• Commencez par les données disponibles.
• Déterminez le niveau de détail que chaque hôpital peut fournir.

Étape 4 : Mise en place des systèmes informatiques

Avant de commencer à développer un tableau de bord, il est bien sûr bon de savoir quelles sont les possibilités et les limites au sein de votre propre organisation. Heureusement, de plus en plus d'organismes de soins de santé disposent d'un service de veille stratégique (BI) qui peut les aider à collecter les données.

Chez Value4Health, nous avons choisi de commencer par deux hôpitaux généraux et deux hôpitaux universitaires afin d'exposer l'enchevêtrement des sources de données.

Au cours des premières années, nous avons fait tout ce qui était en notre pouvoir pour effectuer nous-mêmes des manipulations afin d'uniformiser les données. À long terme, ce n'est pas un bon plan. Il faut consacrer suffisamment de temps à l'élaboration de modèles clairs et de formats standard dans lesquels les hôpitaux doivent fournir leurs données.

Pour la visualisation des données, nous avons testé différents systèmes. Nous avons commencé par Excel, mais nous sommes rapidement passés à d'autres logiciels tels que Qlik ou R Shiny. Pour l'instant, nous construisons notre tableau de bord avec PowerBI qui est une plateforme accessible pour de nombreux hôpitaux car elle est souvent déjà présente.

📘 Les leçons de Value4Health

• Se développer en collaboration avec les hôpitaux et veiller à ce que différents types d'hôpitaux fassent partie de l'échantillon.  
• Utiliser des formats standard lors de la transmission de nouvelles données.
• Osez changer de plateforme de visualisation des données. Examinez les fonctionnalités, le coût et la présence des plateformes dans les hôpitaux pour faire votre choix.

Étape 5 : Visualiser les données

La construction d'un tableau de bord est un processus itératif. Ne sous-estimez pas cette étape en termes d'investissement en temps et impliquez l'utilisateur final dès le début. Réfléchissez bien à la manière dont vous allez visualiser les données. Un seuil très bas consiste à utiliser Google en cas de doute (par exemple, via ce lien ). Vous pouvez bien sûr aller beaucoup plus loin et engager quelqu'un qui a étudié spécifiquement pour cela.  

Chez Value4Health, nous nous inspirons de nombreuses initiatives à l'intérieur et à l'extérieur du secteur. Par exemple, OTA Insights compare les tarifs des chambres d'hôtel en fonction de divers paramètres. Cela vous semble familier ?

📘 Les leçons de Value4Health

• Restez simple. N'essayez pas d'inclure tous les points de vue susceptibles d'être intéressants.
• Tenez compte des couleurs. Par exemple, utilisez les couleurs verte et rouge de manière très ciblée, mais sans en faire trop. Cela peut parfois donner une impression de dureté.
• Utilisez des points de référence dans les graphiques. Par exemple, les limites supérieures et inférieures peuvent aider à mieux interpréter les moyennes.  
• Déterminez le nombre de vues par utilisateur final. Créez ensuite une page d'aperçu qui divise les informations en groupes par utilisateur. Vous pourrez ainsi consulter les informations de manière plus ciblée.  
• Rechercher régulièrement des sources d'inspiration à l'intérieur ou à l'extérieur du secteur.
• Appliquer la phrase de coaching ("Dois-je le faire maintenant ?") à la visualisation des données : "Dois-je visualiser les données maintenant ?" En mettant l'accent sur chaque mot, vous pouvez voir les différentes possibilités, comme illustré ci-dessous.

Étape 6 : Tester et valider le tableau de bord

Testez la facilité d'utilisation du tableau de bord par le biais d'une enquête auprès des utilisateurs . Par exemple, faites-le en tête-à-tête, en laissant l'utilisateur parcourir le tableau de bord. En outre, testez le tableau de bord de manière itérative : commencez par tester à petite échelle, puis améliorez le tableau de bord plusieurs fois avant de le déployer à plus grande échelle dans l'organisation. Vous obtiendrez ainsi un retour d'information à partir de la pratique.

Le tableau de bord de Value4Health est testé à plusieurs reprises.

• Lorsque nous recevons les données, nous effectuons déjà plusieurs contrôles de la qualité générale des données.
• Une fois les données traitées dans le tableau de bord, nous passons par une liste de contrôle qui vérifie le réalisme de certains totaux. Pour ce faire, il suffit de consulter le rapport annuel de l'hôpital, par exemple. (par exemple, combien d'admissions de jour l'hôpital a-t-il enregistré au cours de l'année X et ce chiffre correspond-il à nos données ?) Les ordures entrent et sortent.
• Une fois le tableau de bord livré, nous prévoyons une réunion d'utilisateurs avec l'hôpital après un mois, afin de permettre un échange d'expériences. En outre, nous organisons chaque année des groupes de travail à l'échelle de l'hôpital afin d'examiner des sujets spécifiques et de déterminer conjointement de nouvelles caractéristiques ou fonctionnalités pour l'année suivante.
  
  

📘 Les leçons de Value4Health

• Créer une liste de contrôles de qualité.
• Écouter l'expérience de l'utilisateur final.
• Organisez une consultation globale entre les utilisateurs finaux si vous travaillez avec plusieurs organisations. Vous créez ainsi une communauté autour de votre tableau de bord, les utilisateurs apprennent les uns des autres et vous pouvez acquérir de nouvelles connaissances en écoutant leurs expériences.

Étape 7 : Mise en œuvre et évaluation

Un bon cadre garantit que les utilisateurs finaux utiliseront votre tableau de bord. Au sein de Value4Health, nous le faisons au moyen d'une session physique ou numérique au cours de laquelle nous expliquons l'utilisation du tableau de bord.

Nous fournissons également un manuel et une plateforme de formation avec des vidéos informatives.

📘 Les leçons de Value4Health

• Maintenez votre manuel à jour avec chaque nouvelle version ou fonctionnalité que vous ajoutez. Les avantages sont multiples. Les nouveaux clients sont informés et ne doivent pas tenir compte d'un processus préliminaire, vous évitez les questions récurrentes, ce qui peut faire gagner du temps, etc.
• Évaluez l'utilisation du tableau de bord. Certains logiciels de visualisation vous permettent de voir combien d'heures une personne passe sur le tableau de bord. Gardez un œil sur ce chiffre et demandez ce qui a fait chuter l'utilisation du tableau de bord.  

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