Verpleegkunde: we zitten allemaal in hetzelfde schuitje

Binnen de raad van bestuur is er één afdeling die in het bijzonder te maken heeft met de personeelsproblemen waarmee de ziekenhuizen worden geconfronteerd: de verpleegafdeling. Het werven en behouden van personeel, een steeds grotere patiëntenstroom en beperkte middelen: de uitdagingen zijn talrijk.

Bij Value4Health wilden we ons richten op de ontwikkeling van nieuwe hulpmiddelen voor deze afdelingen. Begin april hebben we 13 verpleegkundig directeuren uit de gebruikersgroep van de V4H Cockpit bijeengebracht om ons recentste werk aan hen te presenteren.

Het was een gelegenheid om in een informele setting samen na te denken over twee cruciale onderwerpen: bedbezetting en personeelsinzet.

Daartoe hebben we hen exclusieve toegang gegeven tot de meest recente overzichten die beschikbaar zijn in de V4H Cockpit:

• Een overzicht (in eenheden en euro’s) van hun bedbezetting en personeelsbezetting
• Een maatstaf om algemene ziekenhuizen op deze twee cruciale aspecten met elkaar te vergelijken

Van collectieve zelfkritiek tot het uitwisselen van beste praktijken: dit was een kans om onze missie te vervullen: waarde creëren voor de gezondheid.

Hoe beoordeel je je verpleegorganisatie?

Dit is de vraag die onze deelnemers elke dag bezighoudt. We wilden een stap verder gaan. We hebben een zelfevaluatie van de 13 betrokken ziekenhuizen uitgevoerd en geanalyseerd aan de hand van vier criteria:

• Bestuur
• Systemen en data
• Processen
• Cultuur

In deze representatieve steekproef van het Belgische zorglandschap zijn dit de belangrijkste bevindingen:

• Binnen elke instelling zijn gegevens weliswaar ruimschoots beschikbaar, maar ze worden veel te zelden gecoördineerd en gedeeld.
• De implementatie van processen op basis van deze data nogal wisselend
• Datacultuur is een gebied waarop volgens velen verbetering mogelijk is

Bedbezettingsgraad: een standaardmaatstaf, uiteenlopende realiteiten

De bedbezettingsgraad is een standaardmaatstaf, maar het wordt pas echt interessant om deze te vergelijken met die van een tiental ziekenhuizen in het hele land. Door de scores van elke instelling openbaar te maken, hebben we een nuttige uitwisseling van beste praktijken mogelijk gemaakt.

De V4HCockpit heeft inderdaad een aantal belangrijke maatregelen naar voren gebracht om deze bezettingsgraad te optimaliseren:

• Bij het plannen van de bedcapaciteit in veel ziekenhuizen is het van cruciaal belang rekening te houden met seizoensgebonden schommelingen in de activiteit (epidemieën, feestdagen, enz.). Zomersluitingen zijn overal gangbare praktijk.
• Het opzetten van een ontslagruimte zorgt voor een soepeler verloop van het zorgtraject.
• Door de bezetting van de bedden in twee categorieën in te delen – ‘kort verblijf’ (in het weekend gesloten) en ‘lang verblijf’ – wordt het voor het personeel duidelijker.
• Om je voor te bereiden op een piek is het het beste om rekening te houden met verschillende scenario’s. Sommige ziekenhuizen hanteren een flexibel bedrijfsmodel met vooraf vastgestelde niveaus van beschikbare bedden, afhankelijk van de dag van de week en/of de maand (bijvoorbeeld 30, 45, 60). In het weekend en tijdens feestdagen zijn slechts 30 bedden in gebruik. In het geval van een griepepidemie wordt dit aantal verhoogd tot 60 bedden. Elk scenario is bekend en wordt geoefend. Op deze manier kunnen de teams, mocht er zich een onverwachte piek of daling in de activiteit voordoen, op vertrouwd terrein opereren.
• Sommige ziekenhuizen hanteren een beddenquotum per afdeling, uitsluitend voor geplande zorg (C, D, spoedeisende hulp). Andere ziekenhuizen hebben dit systeem onlangs afgeschaft, omdat het een demotiverend effect heeft op het personeel.

Personeelsbezetting: hoe houd je het team draaiende?

Geconfronteerd met een aanhoudend hoog ziekteverzuimpercentage (11,5% in²⁰²⁴¹ ) moeten verpleegkundig directeuren nog vindingrijker te werk gaan om ervoor te zorgen dat ze over beschikbare en gekwalificeerde teams beschikken.

We hebben de personeelsbezetting van elk van de deelnemers met elkaar vergeleken. Wat uit onze besprekingen naar voren komt, is dat er talrijke locatiespecifieke factoren meespelen om deze bezetting goed te kunnen vergelijken.

• De inzet van mobiel personeel
• Of het personeel van het logistieke team al dan niet moet worden meegerekend
• Of personeel dat rechtstreeks in dienst is bij artsen al dan niet moet worden meegerekend
• Het betrekken van tijdelijk personeel, projectmanagers, enz.

Toen de standaardisatie eenmaal was voltooid, kon iedereen zien hoe hij of zij presteerde ten opzichte van de benchmark voor elke afdeling. Dit leidde tot een vruchtbare discussie over best practices op het gebied van personeelsmanagement.

Van de gepresenteerde ideeën volgen hier enkele best practices die het overwegen waard zijn:

• Het is een goede werkwijze om de beschikbaarheid van het personeel van elke afdeling van tevoren te delen en gemakkelijk te communiceren wanneer er zich noodsituaties voordoen binnen afdelingen, om zo crises te bezweren. Het is echter van essentieel belang om de betrouwbaarheid van de gedeelde data te waarborgen.
• Een instrument om de drukte op de spoedeisende hulp te meten. Als de bezettingsgraad een bepaalde drempel overschrijdt (bijvoorbeeld 70%), worden verpleegteams van andere afdelingen automatisch op de hoogte gebracht, zodat zij, indien mogelijk, patiënten kunnen overnemen en ontslaan

Beleid inzake bedbezetting: hoe kunnen we effectief samenwerken?

Wat uit de gesprekken naar voren kwam, was opvallend: geen van de 13 deelnemers had een fulltime bedbezettingsmanager. Deze verantwoordelijkheid wordt binnen de instelling gedeeld, en juist dat bevordert de samenhang tussen de teams. Dit beheer komt tot uiting in het zorgcoördinatiecentrum. Dit centrum komt wekelijks bijeen en bestaat uit de teams van de opnameafdeling, de operatiekamer, de verpleging en de mobiele teams.

Een ander idee dat naar voren kwam: het vaststellen van een gemeenschappelijk doel. Bijvoorbeeld: hoe kunnen we ervoor zorgen dat 85% van de patiënten correct naar de juiste afdeling wordt doorverwezen? Juist door in onderling overleg kwaliteitsindicatoren vast te stellen, ontstaat er samenhang.

Om deze indicatoren dagelijks te monitoren, zal deze groep binnenkort kunnen beschikken over onze nieuwste tool, Nursing Insights, waarmee ze intern de personeelsbezetting en de bedbezetting kunnen bijhouden en vergelijken.

Een levendige gemeenschap van professionals in de frontlinie

Deze gebruikersbijeenkomst bracht belangrijke spelers uit de verpleegzorg samen rond een gemeenschappelijk doel: waarde creëren voor de gezondheid.

Een van de actuele onderwerpen was de ziekenhuishervorming, met de bijbehorende vragen: „Zal mijn ziekenhuis zijn spoedeisendehulpafdeling kunnen behouden?”, „Hoeveel van mijn vestigingen zullen lokale medische centra (CML’s) moeten worden?” Dit zullen ongetwijfeld discussiepunten zijn voor de zitting van 2027.

Wil je meedoen aan de volgende sessie? Neem dan contact met ons op!

Bron:

1. Sectoranalyse van Belfius MAHA (2025)