Témoignage client AZ Groeninge (NL)

Depuis 2021, AZ Groeninge a enregistré une augmentation de près de 11 % du taux d'occupation de son bloc opératoire (OK). Cette évolution n'est pas le fruit du hasard : elle résulte d'un processus systématique dans lequel OK Insights, le module d'analyse pour la salle d'opération de Value4Health, a joué un rôle central. Ce qui a commencé comme une recherche d'efficacité accrue s'est transformé en un changement structurel dans la manière dont les médecins, les infirmières et la direction de la salle d'opération s'organisent, collaborent et prennent des décisions.

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Le défi : complexité et besoin de contrôle objectif

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Après la fusion de quatre campus, AZ Groeninge est devenu l'un des plus grands centres chirurgicaux de Belgique, avec vingt-cinq salles et un large éventail de disciplines. Cette envergure a également entraîné une certaine complexité : différences dans la planification, les taux d'occupation et les méthodes de travail entre les équipes.

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« Dans un hôpital de notre taille, nous ne pouvions plus nous fier uniquement à notre expérience », explique le Dr Matthias Desmet, anesthésiste et coordinateur médical du bloc opératoire. « Nous avions besoin de données concrètes pour comprendre où nous perdions du temps et où nous pouvions encore gagner en efficacité. C'est la seule façon d'apporter des ajustements basés sur des faits plutôt que sur des intuitions. »

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Un modèle de données fiable comme fondement

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OK Insights s'appuie sur les données enregistrées dans la salle d'opération. À l'AZ Groeninge, les données proviennent directement du dossier électronique du patient KWS (Klinisch WerkStation), dans lequel tous les moments pertinents sont automatiquement enregistrés pour chaque intervention (soit environ 65 000 par an) : arrivée du patient, début de l'anesthésie, incision, réveil, sortie de la salle d'opération et transfert vers la salle de réveil.

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Les enregistrements horaires sont exportés quotidiennement vers l'entrepôt de données interne de l'hôpital, où ils sont validés et nettoyés. Les ensembles de données mensuels sont ensuite automatiquement transférés vers Value4Health, où ils sont traités selon des définitions uniformes dans le module OK Insights.

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Des données objectives permettent une planification optimale

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Le tableau de bord affiche des données validées et rétrospectives qui sont utilisées pour l'analyse des politiques et l'amélioration des processus. Il ne s'agit donc pas d'un outil de planification en temps réel, mais d'un cockpit stratégique qui met en évidence les tendances et permet de prendre des décisions éclairées.

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Ainsi, OK Insights a permis à AZ Groeninge d'améliorer considérablement sa planification opérationnelle. La disponibilité de données objectives pour la répartition du temps opératoire par discipline, l'ordre des interventions et l'affectation du personnel a permis d'obtenir des informations qui ont optimisé la planification des blocs, avec moins de surcharge et de sous-occupation, des intervalles plus courts entre les interventions et des heures de début plus précises en début de journée, souligne Tom Boury, planificateur OK. Combiné à une meilleure coordination entre le transport des patients, l'anesthésie et la préparation, cela a entraîné une augmentation structurelle du taux d'occupation des salles de 75 % à 82 %, soit près de 11 %, entre 2022 et 2025, une amélioration qui se ressent tant dans la planification que dans le flux quotidien du bloc opératoire.

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De la compréhension à l'amélioration

Une fois la qualité des données optimisée, l'équipe du quartier général a pu prendre des décisions basées sur des informations objectives plutôt que sur des suppositions. « Nous utilisons le tableau de bord quatre à six fois par an au sein du comité général des salles d'opération », explique le Dr Matthias Desmet. « Les paramètres les plus importants pour moi sont l'occupation des blocs, les heures de début, le temps perdu en raison d'annulations ou de sous-planification, et la répartition du temps d'opération par discipline. Ces indicateurs montrent rapidement où se trouvent les pénuries ou les excédents structurels. Les données nous aident également à simuler des scénarios. Je peux désormais calculer, par exemple, l'effet qu'aurait une salle d'urgence séparée ou une modification de la planification des équipes. Ce sont des informations dont nous ne disposions pas auparavant. Sur cette base, nous pouvons mettre en œuvre des politiques : redistribuer le temps d'opération, demander des capacités supplémentaires ou utiliser le personnel de manière plus efficace. » Cette visualisation a suscité la confiance, non seulement des médecins, mais aussi de la direction financière. « Le département financier utilise désormais ces informations comme base objective pour prendre des décisions en matière de personnel et d'investissements », explique Petra Archie, directrice des soins aux patients.

« Si nous demandons des infirmières ou des salles supplémentaires, nous pouvons démontrer que la capacité existante est utilisée au maximum. Cela rend la discussion plus simple et plus constructive. »

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Mieux au goût

Les analyses réalisées avec OK Insights ont conduit à une série d'améliorations tangibles :

• Démarrage plus rapide de la première intervention grâce à une meilleure synchronisation entre le transport des patients et les préparatifs pour l'anesthésie.
• Meilleure répartition des opérations sur la semaine, ce qui a permis de réduire les pics de charge et les temps d'attente.
• Révision de la planification des blocs par discipline, avec un meilleur équilibre entre la demande et la capacité.
• Moins de temps perdu grâce à des intervalles plus courts, moins d'annulations et une meilleure préparation.
• Une utilisation plus efficace du personnel, adaptée à l'activité prévue.
• Des temps d'attente plus courts en fin de journée, ce qui rend la charge de travail plus équilibrée.

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« Nous sommes devenus plus efficaces en tant que quartier général opérationnel », déclare le Dr Matthias Desmet. « Nous sommes également devenus plus transparents et plus matures. Au fil des ans, j'ai remarqué que l'équipe travaille désormais de manière beaucoup plus axée sur les données. Tout le monde est conscient que ce qui se passe devient visible. Cela crée une prise de conscience, un sentiment de responsabilité et même de la fierté. »

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Données objectives, autres conversations

Pour Els Lameire, responsable OK, OK Insights a surtout changé la manière de collaborer. « Avant, les discussions se faisaient souvent sur la base d'impressions », explique-t-elle. « Le tableau de bord a apporté un cadre de référence neutre. Aujourd'hui, tout le monde est serein : chacun sait que les décisions sont basées sur les mêmes chiffres. »

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Le tableau de bord fournit également des informations sur les heures supplémentaires, les temps d'attente et les pics d'activité, ce qui permet à l'équipe de mieux gérer les tendances indésirables. « Nous observons des tendances en matière d'urgences, de semi-urgences et d'activité le week-end », explique Els Lameire. « Cela nous permet de déployer le personnel et les ressources de manière plus ciblée. Les données nous aident à mieux nous comprendre les uns les autres. Le débat est passé de « qui a raison » à « que nous disent les chiffres ? »

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Des données à la culture

Ce qu'OK Insights a surtout apporté à AZ Groeninge, c'est une culture de transparence et de collaboration. « Aujourd'hui, nous travaillons davantage comme une seule équipe », explique le Dr Matthias Desmet. « Les anesthésistes, les chirurgiens et les infirmiers examinent ensemble les mêmes faits. Cela renforce la confiance. »

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Cinq conditions pour réussir avec OK Insights

1. La qualité des données avant tout
   
   • Commencez avec des données fiables et validées provenant de systèmes tels que le dossier médical électronique KWS.
     
2. Une vérité commune
   
   • Veillez à ce que les médecins, les infirmiers et la direction travaillent avec les mêmes chiffres.
3. Ancrage dans les structures de concertation
   
   • Rendez les données discutables lors de réunions régulières telles que celles du comité central des opérations.
4. Focus sur l'action
   
   • N'utilisez pas les tableaux de bord uniquement pour mesurer, mais aussi pour formuler et piloter des initiatives d'amélioration concrètes.
5. Continuer le suivi
   
   • Évaluez régulièrement et continuez à vous améliorer de manière itérative.

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Un partenariat structurel

En six ans, la collaboration entre AZ Groeninge et Value4Health est passée d'un processus de mise en œuvre classique à un partenariat structurel. Ce qui a commencé par l'introduction d'un outil d'analyse a évolué vers une recherche commune de meilleures connaissances et de nouvelles fonctionnalités.

« Nous ne sommes pas dans une relation client-fournisseur, mais plutôt dans une relation de partenariat en matière de développement », explique le Dr Matthias Desmet. « Value4Health est vraiment à l'écoute de nos commentaires. Lorsque nous identifions des points à améliorer lors de nos analyses, ils les intègrent dans les prochaines versions du tableau de bord. Ainsi, l'outil évolue en fonction de la réalité du terrain. »

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« C'est ce qui fait la différence », souligne le Dr Matthias Desmet. « OK Insights n'est pas un produit statique, mais un outil vivant. Il évolue en fonction des besoins de l'hôpital, et d'autres hôpitaux profitent également de ces améliorations. Nous nous renforçons ainsi mutuellement dans l'ensemble du secteur. »

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Les perspectives d'OK Insights

Met OK Insights, Value4Health aide les hôpitaux tels que AZ Groeninge dans leur transition vers une gestion des performances basée sur les données, où la compréhension mène à l'efficacité et les données à une culture de collaboration et de confiance. Le module OK Insights fournit les informations suivantes :

• Le cockpit : données par spécialité, occupation, temps d'opération total, temps effectivement alloué
• Aperçu des capacités en fonction des heures d'ouverture
• Évolution du nombre d'interventions, occupation par bloc, capacité inutilisée
• Occupation des blocs par période
• Le graphique en chapeau de cloche avec capacité prévue, capacité théorique et occupation (planifiée et urgente)
• Temps d'intervention par phase, médecin, anesthésiste
• Planification : temps prévu vs temps effectif
• Référence pour les grandes salles en général ou par spécialité
• Activité nocturne le week-end
• Type d'enregistrement
• Effectifs

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Le graphique dit « bolhoed » est le graphique le plus utilisé pour les sessions d'évaluation au sein du comité général des salles d'opération. Il représente le rapport entre la capacité prévue (ligne bleue), la capacité théorique (ligne pointillée) et l'occupation réelle (le vert correspond à l'occupation prévue, l'orange aux interventions urgentes) des salles d'opération.

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